Компенсация расходов на проезд к месту работы

Перевозка работников к месту работы с места жительства и обратно в соответствии с частью 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге

Компенсация расходов на проезд к месту работы

  • Лицо, работающе на основании трудового договора

Специальными льготами не считаются расходы на перевозку работников с места жительства к месту работы и обратно, если:

  1. использование общественного транспорта не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств

  2. работник с ограниченными возможностями здоровья не имеет возможности пользоваться общественным транспортом, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности

  3. работодатель организует для работников, работающих на основании трудового договора, перевозку на транспортном средстве, в котором не менее 8 посадочных мест или на автобусе в значении Закона о дорожном движении

  4. место жительства работающего на основании трудового договора работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы

Поскольку налоговая льгота не распространяется автоматически на все расходы, понесённые работодателем для организации перевозок между местом жительства и местом работы работников, то необходимо определить соответствие понесённых расходов принципам, установленным в части 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге.

С 1 января 2020 года расходы на билеты в общественном транспорте, используемом для перевозки работников между местом проживания и местом работы, не облагаются налогом в качестве специальной льготы.
 

Организованная работодателем перевозка работников

Для применения налоговой льготы необходимо вести учёт, на основании которого можно установить все существенные для применения налоговых льгот факты. Для применения данного положения существенную роль играет содержание понятия «использование общественного транспорта при разумных затратах времени и денежных средств».

Неразумные затраты времени и денежных средств могут быть обусловлены следующими обстоятельствами:

  • у работника отсутствует возможность добираться до работы общественным транспортом, так как рабочий день начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт уже не работает (как в случае работы по сменам, так и в ситауции, когда имеют место сверхурочные работы);
  • место работы расположено на территории, куда нет доступа общественному транспорту;
  • общественный транспорт доступен, но могут возникнуть нерациональные затраты времени и денежных средств в случае, когда при использовании общественного транспорта нет прямого маршрута между работой и домом, и нужно делать многочисленные пересадки. Могут быть ситуации, когда расписание автобусов таково, что использование общественного транспорта сопровождается неразумными затратами времени (работник должен значительно раньше начала рабочего дня прибыть на работу или, после окончания рабочего дня может значительно позже вернуться домой, или значительные затраты времени в сравнении со временем, потраченным на весь путь, возникают в связи с пересадками, или характер работы таков, что невозможно использовать гибкий график начала или окончания рабочего времени).

Определяющим не может быть то обстоятельство, что преодоление пути на общественном транспорте в сравнении с использованием легкового автомобиля значительно медленнее.

Сравнение не делается между временем, затрачиваемым на преодоление пути общественным транспортом или легковым автомобилем, сравнение основывается на обычном времени, проведённом на общественном транспорте (например, если имеет место маршрут по городу, тогда следует учитывать, что при преодолении расстояния 10 км гораздо больше времени тратится при использовании общественного транспорта, чем при езде на автобусе междугородних линий по шоссе). Известно, что при движении общественный транспорт совершает остановки, поэтому время, затраченное на остановки, само по себе не может считаться неразумным расходом времени в предложенных обстоятельствах. Поэтому при оценке разумности затрат времени сравнение только с самыми быстрыми возможными средствами передвижения (например, легковой автомобиль, самолёт) неуместно. В случае сравнения с более быстрым транспортным средством налоговая льгота распространилась бы на большинство действующих в Эстонии работодателей, однако целью данного положения было предоставление налоговых льгот тем работодателям, которые организуют перевозку работников, имеющих ограниченные возможности трудоустройства (в частности в сельских районах), а прибытие на находящееся в другом регионе рабочее место связано с необоснованными затратами времени и денежных средств, которые обусловлены недостаточно хорошей организацией общественного транспорта.
 

Льготы для работников с ограниченными возможностями

У работодателя есть возможность платить работнику с ограниченными возможностями здоровья компенсацию в связи с использованием личного моторного транспортного средства для поездок между местом жительства и местом работы, если невозможно использовать общественный транспорт, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности.

Установленные при использовании личного легкового автомобиля условия и ограничения действуют и в отношении используемого лицом с ограниченными возможностями здоровья личного моторного транспортного средства: предельная не облагаемая налогом ставка возмещения, выплачиваемая одному лицу, составляет, при ведении учёта поездок — 0,30 евро за километр, но не более 335 евро в календарный месяц на каждого выплачивающего возмещение работодателя. Компенсацию за использование личного моторного транспортного средства лицу с ограниченными возможностями здоровья можно выплачивать только в случае, если легковой автомобиль или моторное транспортное средство не находится в собственности или во владении работодателя.

Поездки между местом жительства и местом работы можно компенсировать только при ведении учёта. Если учёт не ведётся, то нет возможности выплачивать не облагаемые налогом компенсации при использовании моторного транспортного средства.
 

Использование личного легкового автомобиля

Если работнику компенсируются расходы на поездку до места работы в связи с использованием личного легкового автомобиля, так как от его места жительства до места работы невозможно к началу рабочего дня добраться общественным транспортом, тогда если работодатель желает компенсировать в календарном месяце без налогообложения до 335 евро, то следует исходить из порядка компенсации расходов, связанных с использованием личного легкового автомобиля, что означает, что следует вести учёт поездок, связанных с выполнением рабочих заданий, в т. ч. и поездок домой/на работу.

Для подтверждения фактических расходов порядок компенсации расходов не требует представления работодателю документов, подтверждающих расход.

Дополнительно к компенсации не предусмотрена дополнительная компенсация расходов на топливо, и если расходы на топливо компенсируют, то имеет место специальная льгота.

Однако можно компенсировать без налогообложения расходы на оплату парковки, если парковка была связана с выполнением рабочих заданий.

Использование легкового автомобиля работодателя для перевозки работников

Если преодоление пути дом-работа-дом на общественном транспорте не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств, тогда данные поездки считаются связанными с предпринимательством, и данные расходы не считаются специальной льготой.

Обязанность вести дневник поездок или подобный учёт отсутствует, но в каждом конкретном случае налогоплательщик должен иметь возможность доказать и обосновать тот факт, что поездка работника по маршруту дом-работа-дом не считается специальной льготой. Решение правления коммерческого объединения о том, что коммерческое объединение покрывает транспортные расходы на проезд работника по маршруту дом-работа-дом, не является достаточным обстоятельством для применения налогового освобождения.

Если нет возможности использовать легковой автомобиль для личных поездок, и легковой автомобиль работодателя используется исключительно для предпринимательских целей (в т. ч. и для совершения поездок по маршруту дом-работа-дом, если они связаны с предпринимательством), тогда следует сделать соответствующую отметку в Департаменте шоссейных дорог.
 

Перевозка работника, работающего на основании трудового договора

Дополнительно к выше перечисленному для перевозки работника, работающего на основании трудового договора, применяются дополнительные налоговые льготы.

У работодателя есть возможность выбрать:

  1. Использовать для перевозки работников по маршруту дом-работа-дом автобус или транспортное средство, в котором не менее 8 посадочных мест. Расстояние между местом жительства работника и местом работы не является определяющим (это значит, что перевозку работников можно осуществлять на автобусе и в пределах одного населённого пункта).

  2. Использовать находящийся в собственности или во владении работодателя легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  3. На основании расходных документов компенсируются расходы на транспорт вне зависимости от вида транспортного средства, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  4. Работник использует личный легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

Если работодатель и работник договорились, что работник будет использовать личный легковой автомобиль, тогда у работодателя есть возможность выбрать:

  • компенсировать поездки по маршруту дом-работа-дом на основании постановления, регулирующего порядок учёта поездок и выплаты возмещения при использовании личного легкового автомобиля (на основании дневника поездок, не более 335 евро в месяц) или
  • на основании расходных документов (чеки на приобретение топлива).

Данное положение распространяется также и на работников, которые едут на работу, например, из Киева в Таллинн.
 

Декларирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля в части, превышающей предельную норму, декларируется в приложении 4 декларации TSD, которая представляется к 10 числу следующего месяца. Налоговая обязанность со специальной льготы платится в обычном порядке на основании декларации TSD.

В декларации INF 14 работодатель должен отражать суммы компенсаций фактически выплаченных работнику в течение календарного года за использование личного легкового автомобиля на основании учёта поездок, в т. ч. и декларируемые в качестве специальной льготы. Декларация INF 14 представляется к 1 февраля следующего календарного года.
 

Налоговая обязанность

Налоговая обязанность возникает, если компенсация за использование личного легкового автомобиля при совершении поездок по маршруту дом-работа-дом (поездка связана с предпринимательством) выплачивается свыше предельной нормы.

1. Является ли оплата поездки с работы домой в ночное время на такси специальной льготой, если этого требует работа?

Если из-за режима работы работник не может использовать общественный транспорт для преодоления пути дом-работа или работа-дом, тогда покрытие документально подтверждённых расходов работника не рассматриваться в качестве специальной льготы.

2. Считается ли специальной льготой использование легкового автомобиля работодателя для совершения поездок на работу и с работы, если работник живёт в месте, куда не ходит общественный транспорт? Какие документы должны быть оформлены для подтверждения этого обстоятельства?

Если место работы находится в месте, где нет общественного транспорта, или если расписание общественного транспорта не совпадает с режимом работы, тогда можно использовать автомобиль работодателя для поездок между местом жительства и работой. Однако в данном случае при необходимости следует доказать налоговому управляющему, что ко времени начала работы невозможно было на общественном транспорте добраться до работы и после работы вернуться домой.
 

Источник: https://www.emta.ee/ru/dohody-rashody-oborot-pribyl/specialnye-lgoty/legkovoy-avtomobil/perevozka-rabotnikov-k-mestu-raboty

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Компенсация расходов на проезд к месту работы

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2018-godu

Компенсация затрат на проезд к месту работы

Компенсация расходов на проезд к месту работы

ТК. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения определенной формы (ст. 93 ТК).

Форма командировочного удостоверения установлена только для командировок в пределах Республики Беларусь на основании Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г.№ 35 (далее — Инструкция № 35). Командировка считается однодневной, если день выбытия совпадает с днем прибытия. Возможность возвращения к месту постоянного жительства определяется нанимателем и оговаривается в приказе о командировании (п. 6 Инструкции № 35). Согласно п.

Положение о порядке возмещения работникам расходов по оплате проезда

С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит.

Внимание По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками.

Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст.

Оплата проезда от места проживания до работы

2.8. В период временной нетрудоспособности работника, нахождения работника в ежегодном основном или дополнительном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы возмещение расходов по оплате проезда не производится.

Оформление компенсации проезда

Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.

Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно? Ответ: Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно.

Важно Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст.

Когда ежедневное возвращение работника из места командирования к месту своего постоянного жительства не было согласовано с нанимателем и не оговорено в приказе на командирование, то стоимость ежедневного проезда на автобусе домой и обратно к месту работы не компенсируется.

В этом случае работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки (в день выбытия в командировку) и обратно (в день прибытия из командировки), суточные в полном размере за каждый день командировки (включая выходные дни), а также расходы по найму жилого помещения в размере, установленном для случаев, когда подтверждающие документы отсутствуют.

Например, работник был направлен в однодневную командировку (развозил товар по торговым точкам) и в этот день сверхурочно отработал 2 часа.

Добавлен на сайт: 10.12.2014 Тип: Положения [организационно-правовая форма,наименование организации, предприятия] Утверждаю [подпись, Ф. И. О., должность лица,утверждающего положение] [число, месяц, год] М. П. назад к оглавлению 1.1.

Настоящее положение о порядке возмещения работникам расходов по оплате проезда в [наименование организации] (далее по тексту соответственно — Положение, Организация) устанавливает порядок возмещения работникам организации затрат по оплате проезда к месту работы и обратно. 1.2.

Настоящее Положение принимается с целью усиления материальной поддержки и социальной защищенности работников организации. назад к оглавлению 2.1. Право на возмещение расходов по оплате проезда к месту работы и обратно имеют все работники организации, работающие по трудовому договору.

2.2.

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Вопрос: Как оформить выдачу (компенсацию) работнику средств, потраченных на проезд (билеты на электричку, метро и т.д.

чеки на бензин) без оформления командировки и оплаты рабочего дня по среднему заработку? Ответ: Компенсация расходов на общественный транспорт положена только сотрудникам, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах.

В данном случае организация возмещает сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально.

Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Источник: http://hoz-molotok.ru/kompensatsiya-zatrat-na-proezd-k-mestu-raboty/

Юридический журнал